Come abbiamo migliorato la comunicazione di sviluppo e design grazie alle retrospettive

La distanza ci ha causato dei problemi di comunicazione. Grazie alla retrospettiva e agli strumenti per il lavoro remoto siamo riusciti a migliorare come lavoriamo.

Autore

Samuel Giacomelli

Dopo qualche settimana di lavoro lontani dall’ufficio ci siamo accorti che la distanza ci ha portato ad avere dei problemi di comunicazione. Grazie alla retrospettiva e ad alcuni strumenti per il lavoro remoto siamo riusciti a correggere il tiro velocemente e a migliorare come lavoriamo. È facile e puoi farlo anche tu: è tutto spiegato in questo articolo.

Cos’è una retrospective?

La retrospective non è solo un meeting: è molto di più. È un’occasione per il team di fare un respiro, rallentare i ritmi frenetici dei progetti, e prendersi un momento per riflettere sul proprio lavoro. Cosa stiamo facendo? Lo stiamo facendo bene? Come possiamo migliorare?

Perché abbiamo iniziato?

Da un momento all’altro la nostra azienda si è spostata dall’ufficio a quindici case diverse. Non trovarsi più nello stesso spazio per lavorare significa perdere quei momenti in cui, dietro ad un caffè o ad un piatto di lasagne, si parlava del nostro team, delle cose che funzionano, di quelle che invece non vanno e di cosa avremmo potuto fare per risolverle. Con la mancanza di queste occasioni si è presentato il rischio di perderci per strada degli elementi importanti per la nostra crescita.

Come funziona?

Prima della retrospective

Moderatore

Il primo passo di una retrospective è individuare un moderatore. Può essere fatto dal team leader, ma noi preferiamo che non sia così. I partecipanti sono più interessati e propositivi se è un membro del team ad indossare il cappello da moderatore.

Il moderatore deve informare gli altri partecipanti sulle modalità, preoccuparsi che i tempi vengano rispettati, che venga data a tutti l’opportunità di parlare e che la retrospective risulti efficace. So che non sembra un compito da tutti, ma la realtà è che tutti dovrebbero almeno provarci.

Time timer

Gli strumenti

Una retrospective ha bisogno di poche cose: un timer, un muro, post-it e un pennarello a testa. Questo quando puoi avere tutti i partecipanti nella stessa stanza, ma quando sono tutti in remoto?

Il team durante un meeting

In nostro aiuto è arrivato Miro, un’applicazione che permette di gestire delle whiteboard virtuali collaborativamente in tempo reale. Ed ha pure un timer integrato, pazzesco!

Durante la Retrospective

Allineamento sulla riga di partenza

Prima di iniziare, il moderatore ha il compito di definire:

  • il periodo di tempo su cui porre l’attenzione durante la retrospective,
  • l’obiettivo,
  • la mentalità da tenere per riuscire a raggiungerlo.

Qualche esempio:

Periodo Obiettivo Mentalità
- Ultima sprint - L’ultimo mese - Dall’inizio del progetto Migliorare il modo in cui il team lavora 1. Essere autocritici prima di spostare la critica su un altro membro del team.
2. Avere una mentalità aperta, accettare le critiche e riconoscere i propri sbagli.
3. Mantenere una visione di team Non si vince o perde da soli. Si vince o si perde come team.

Cosa ha funzionato? (~10 min)

La retrospective inizia con un’atmosfera di positività. Niente arcobaleni e unicorni ma è pur sempre un momento di critica, non è semplice per tutti.

Ognuno dei partecipanti scrive le proprie risposte a questa domanda su dei post-it. Il moderatore raccoglie e raggruppa le risposte. Quando tutti hanno finito, il gruppo condivide quelli più interessanti con lo scopo di individuare i comportamenti e le abitudini che sono positive per il team, da continuare a fare.

Cosa deve essere migliorato? (~10 min)

La modalità rimane la stessa della parte precedente, però ora si parla degli aspetti negativi.

Lo scopo diventa quello di scoprire quali sono le abitudini dannose, che rovinano clima e produttività del team.

Cosa facciamo per migliorare? (~5 min)

Ora che tutti sanno quali sono gli aspetti che non funzionano è il momento di capire cosa si può fare per evitare che si ripresentino. Ogni membro del team scrive su dei post-it le azioni concrete che possono essere eseguite per migliorare.

Il moderatore le raggruppa e porta i partecipanti a discuterne. Le azioni vengono assegnate a uno o più membri del team e per ognuna viene indicata una scadenza.

Quali sono stati i risultati?

Con l’avvento del lavoro remoto, il team di sviluppo si è accorto di passare le giornate in videochiamata e il team di design lamentava la mancanza di una modalità strutturata per ottenere feedback sul proprio lavoro e su quello degli altri.

Nelle prime retrospective questi problemi sono venuti alla luce e ci siamo subito mossi assieme per cercare di risolverli.

Abbiamo spostato la comunicazione da chat singole a canali condivisi, in modo da rendere più diffusa la conoscenza, e abbiamo creato dei canali e una struttura dedicata per le richieste di feedback.

Oltre a questo ognuno si è impegnato a comunicare in modo più efficace, perché consapevole di risolvere un problema condiviso dagli altri.

Chiaramente sappiamo di non aver inventato la comunicazione asincrona con una retrospective e sappiamo che ci sono altri passi avanti da fare, ma siamo molto fiduciosi sul miglioramento dei team perché grazie a questa metodologia siamo riusciti a fare emergere un problema e ad apportare un miglioramento tutti assieme.

Le Retrospective sono un percorso che porta a dei piccoli e continui miglioramenti, ma soprattutto sono un impegno ad affrontare i problemi del team in modo unito.

Retrospective su Miro

Vuoi provare a fare una retrospective?

Ecco un template gratuito che abbiamo creato per te. Usalo come punto di partenza.

Autore

Samuel Giacomelli

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